Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi

Son yillarda, özellikle büyüyen firmalarda zaman yönetimi kavrami ön plana çikmaktadir. Zaman yönetimi egitimi ile çalisanlara zamani nasil daha iyi kullanabileceklerini ögretmek isletme sahiplerine önemli katkilar saglamaktadir. Bu katkilari gören isletme sahipleri zaman yönetiminin önemini daha iyi kavriyor ve sürekli egitimlerle bu bilinci olusturmaya çalisiyorlar. Zaman kavrami herkes için ayni anlami tasir. Yil 365 gün, hafta 7 gün, gün 24 saat, saat 60 dakika, dakika 60 saniye. Dolayisiyla zamani çogaltmak, üretmek, depolamak, geri almak mümkün olmamaktadir. O halde önemli olan zamani en iyi ve en verimli sekilde nasil kullaniriz ona bakmaliyiz.

Isletmelerde gördügümüz en belirgin zaman kaybi, plansizliktan kaynaklanmaktadir. Yapilacak islerin, görüsmelerin, yazismalarin, toplantilarin, denetimlerin ve yönetimlerin plansizca, belirsizlikler içinde yapilmasi zaman kaybinin temelini olusturmaktadir. Çözülmesi çok da zor olmayan plansizlik sorununu ortadan kaldirmak zor degildir. Büyük firmalarda isletme yöneticilerinin plan ve programini genelde asistanlari yapmakta ve yönlendirmektedir. Diger küçük ve orta ölçekli kuruluslarda yöneticiler planlarini ve programlarini kendileri yapmak zorundadirlar.

Ülkemizde gözlemledigimiz olay, yöneticilerin, yazmayi ve not almayi sevmedikleridir. Bu da unutmaya ve yogun is ortaminda birçok seyin gözden kaçirilmasina sebep olmaktadir. Özellikle yöneticilerin halinin altina süpürdükleri sorunlarin tekrar karsilarina çikmasiyla büyük zaman kayiplari olustugunu görüyoruz. Sorunlari zamaninda, etkili ve net bir biçimde çözemeyen, kendini sorunun çözümünde alacagi karar da yeterli görmeyen yöneticiler bu tür sorunlari erteleyerek zamanlarinin çogunu bosa harcamaktadir. Yöneticiler için en önemli zaman kayiplarindan biri de sirket sahiplerinin yetkilerini devretmek istememeleri nedeniyle olusan zaman kaybidir.

Kaynak: Dünya Gazetesi 21.11.2006'da yayinlanmistir.
Yöneticiler her seyi kontrol etmek ve her isi kendileri yapmak ister. Günümüzde bu tür istekler yerini iyi planlanmis görev tanimlarina, is talimatlarina ve çalisanlara yetkilerin verilmesine birakmistir. Özellikle üst yönetim yetkilerinin bir kismini alt personele dagitmak zorundadir. Örnegin çalisanlarin yemekhanede hangi düzende oturacaklarinin belirlenmesi sirket sahiplerinin ve üst yönetimin sorunu olmamali. Bu tür isleri ya personel müdürüne ya da yemekhane görevlisine birakabilmelidirler. Önemli olan islerin birakildigi kisinin, isi yapabilecek kapasiteye sahip olmasidir. Gelisen toplumlarda çalisanlarin talepleri her geçen gün artmaktadir. Üst yönetim, çalisanlarin istek ve taleplerine olumlu ya da olumsuz cevap verebilmelidir. Mesgulüm, bitirmem gereken bir isim var, yapamam gibi kavramlari birçok seyi göze alarak söyleyebilmelidirler. Isletmelerde zaman yönetimi konusu ne zaman gündeme gelse ilk akla gelen her nedense masa düzeni oluyor. Hâlbuki bu denizde damladir. Masanizin düzenli olmasi zamaninizi iyi yöneteceginiz anlamina gelmez, sadece bir nebze olsun size yardimci olur.

Üst yönetim ve sirket sahipleri zamanlarinin çogunu telefon görüsmeleri, yazismalarla geçirmekteler. Burada sekretarya ya önemli görevler düsmektedir. Telefon baglantilarini yetkili birimlere yönlendirmek onlarin görevidir. Her baglantiyi genel müdüre aktaran sekreter sirketin verimliligini yariya düsürür. Buradan da anlasilacagi üzere zamani yönetmek, kaliteli yönetim anlayisi, kurumsallasma gibi kavramlari basarmak isteyen firmalar bunu, isini bilen, verilen her görevi en iyi sekilde basaracak, sizleri anlayabilecek ve yeri geldiginde kararlar alabilecek yetkin çalisanlarla basarilabilecektir.

Edindigimiz tecrübelerden ögrendigimiz ve tavsiye edecegimiz sudur; Pareto analizini her isinizde uygulayin. Sorunlari belirleyin, önem sirasini göre siralandirin ve çözmeye en önemliden baslayin. Az önemlilerin çözümünü alt personele birakirsaniz hem kendilerine olan güvenleri güçlenecek hem de isletme içinde motivasyonlari artacaktir.

Her isi kendiniz yapmaya çalismayin zaman en pahali gerçektir. Zamani bosa harcamayin, çalistiginiz ortamlarda bürokratik yapilanmayi en aza indirin. Bosa kirtasiye islemleri olusturmayin. Fazla çalisarak zamani iyi kullanamazsiniz. Fazla çalismak sizi ailenizden, çevrenizden ve birçok olgudan geri birakacaktir. Belki de sagliginizdan olacaksiniz. Unutmayin önemli olan fazla çalismak degildir, zamani verimli kullanmaktir.

Zamani kullanmanin en önemli anahtarlarindan biri de teknolojik alt yapinin yeterli olmasidir. Günümüz dünyasi yenilik yapamayan ve yeniliklere ayak uyduramayanlarin silinecegi bir dünyadir. Bu yüzden teknolojiyi sonuna kadar kullanmak gerekir. Teknoloji bize o kadar çok seyi o kadar büyük bir hizla sunuyor ki artik organizasyonlar yenilik birimi kurup yenilesme hareketinde bulunmak zorunda hissediyorlar kendilerini. Örnegin ise giris çikisin parmak izi okuyuculari ile yapilmasi denetimi azaltacak ve zaman kaybini önleyecektir. Iç iletisimde e-posta ortami veya sesli mikrofon iletisimi maliyetleri düsürecegi gibi zamani verimli kullanmaya vesile olacaktir. Personelin yemek, ulasim ve tuvalet ihtiyaçlarinin kolay ulasabilecek yerlerde olmasi da zaman kaybini azaltacaktir. Ayrica depo, arsiv gibi birimlerin kolay ulasilabilen yerlerde olmasi ve bu birimlerin düzeni, aranilan ürünün ya da belgenin kolayca bulunabilmesi de zamani etkin bir biçimde kullanmayi saglayacaktir.

Yapilmasi gerekenleri söyle özetleyebiliriz;
Her isi planlayin ve plan yapmaktan korkmayin.
Her isi ya da birimi düzenleyin.
Her isi bir standarda baglayin.
Yetkilendirmeden korkmayin, aksine tesvik edin.
Egitimleri çok farkli konularla da olsa firmanizda artirin. Bilgi verimi artirir.
Zamanim yok, zamanim yetmiyor gibi kavramlari kullanmayin. Bu sizin yetersiz oldugunuz kanaatini uyandirir.
Gereksiz her türlü görüsmeden kaçinin. Kim, hangi konuyu, kiminle görüsecek belirleyin.
Is hayati her geçen gün gelisen rekabet ortaminda daha da zorlasiyor. Yeniliklere açik olun ve is hayatinizi kendinize zor bir görev olarak yüklemeyin. Sosyal yasaminizdan ödünler vermeyin ve akil saglinizi koruyun. Para her sey degildir.